Álmodtam egy világot magamnak – avagy mikor mehet a vállalkozó szabadságra?
A feladatdelegálás folyamata és eszközei

Blogunk e havi témáját a szokásostól eltérő módon dolgozzuk fel. Épp a barátaimmal vagyok egy 10 napos, hosszú évek óta immár hagyományossá vált biciklitúrán, és az egyes részekkel a túra közben fogok jelentkezni.

1.rész: Mik a célok?

Indulásként tisztázzuk gyorsan a címben szereplő idegen szó jelentését:
Delegál: kijelöl valamire, megbíz valamivel. Latin eredetű kifejezés, még azt is jelenti, hogy követként küld (valakit). Ez utóbbi meg érdekes lehet később…

Sokan azt gondolják, amikor vállalkozást alapítanak, hogy egyrészt több pénzt fognak keresni, mint alkalmazottként, másrészt a maguk urai lesznek, és akkor mennek például szabadságra, amikor csak akarnak. Ez így önmagában nem igaz, ahhoz, hogy ez így legyen, hosszú út vezet.
Ha egy vállalkozó azt gondolja, hogy ez csak annyiból áll, hogy felvesz egy alkalmazottat, rábízza (delegálja) a feladatot, ő maga pedig elmegy a hasát süttetni, hamar szembesülni fog a keserű valósággal. Mert a feladatdelegálás jóval korábban kezdődik!

Szerintetek mikor?

Véleményem szerint amikor a vállalkozás létrejön. Jó, de az mikor van? Amikor bejegyzi a cégbíróság vagy az okmányiroda a vállalkozás adatait? A nézőpontom szerint jóval korábban: amikor az ÖTLET, aminek a megvalósítására a céget/vállalkozást létrehozzák, legelőször felvillan a későbbi vállalkozónk agyában. A vállalkozás létrejöttének pillanata az a momentum, amikor a saját jövőjének a VÍZIÓját először látja magában az ember! Amikor először felötlik benne, hogy ő a maga útját akarja járni, hogy ő meg akar valósítani valamilyen saját CÉLT! De ez a kép egyelőre csak a saját fejében létezik. Ahhoz, hogy a későbbiekben ezt az ötletet, víziót, célt, minél pontosabban meg tudja majd osztani a későbbi munkatársaival, érdemes részletesen leírni már a vállalkozás tényleges megalapítása előtt. Sokan azt a hibát követik el, hogy a vállalkozás már több éve működik, akár már több tucat munkatárssal dolgoznak, de a cél, az ötlet, a vízió még mindig csak az alapító fejében létezik, sokszor még a vezető közvetlen munkatársai sem ismerik pontosan, hogy mi is az, amiért naponta dolgoznak.

Hozok is gyorsan egy biciklis hasonlatot: a mostani túránk Miskolctól Szegedig tart. Ezt előre megbeszéltük közösen. Azaz mindenki tudja a végső célt! És mindenki ismeri a végső célhoz vezető közbenső célokat, azaz a napi célállomásokat is. És bár így is fárasztó a tekerés, mégis motiváltan tesszük, mert ismert (és persze vágyott is) előttünk az elérendő cél. Sok vállalkozó/cégvezető csak annyit vár el a munkatársaitól, hogy „tekerjen napi 8 órát”, de a célt nem teszi előttük ismertté és VÁGYOTTÁ! Aztán csodálkozik, hogy az emberei egymás után szép sorban kiégnek. A motiváció az, ami elégedetté tesz!!!

A feladatdelegálás első lépése véleményem szerint a célok kitűzése, pontos megismertetése és vágyottá tétele. Ha a munkatárs nem tudja, hogy mit miért csinál, kevésbé fogja örömmel és jól csinálni.
És van még itt valami: a munkatársaid a vállalkozásodat képviselik a vevőid, az ügyfeleid előtt. Ők a te követeid! Követeket is azért küldtek, hogy képviseljenek valamit, hogy átadjanak egy üzenetet. De ha nem tudja a munkatárs, a követ, hogy mi az üzenet, soha nem fog tudni téged képviselni és az üzenetedet sem fogja tudni átadni a vevődnek, ügyfelednek.

Összefoglalás: mindig írd le az ötleteidet, fogalmazd meg a víziódat, tűzd ki a céljaidat, majd tedd azokat ismertté és vágyottá a munkatársaid számára is. Ekkor megtetted az első lépést a feladatok tényleges delegálása terén.

A feladatdelegálás folyamata és eszközei

2. rész: A posztok

Ez egy elég fontos rész a feladatdelegálásban. A poszt kifejezés jelen esetben nem valamely online felületen történő tartalom-közzétételt jelent, hanem egy adott feladat ellátására létrehozott munkakört.

Például nálunk a biciklis csapatban is mindenkinek megvan a saját feladatköre, posztja: mivel mind a négyen alapítók vagyunk, ezért célalkotóként is mind a négyen részt veszünk a folyamatban. Miután közösen kijelöltük év elején az az évi túrák helyszínét (éves célok kitűzése), mindig én vagyok, aki elkészíti az útvonal-tervezetet. Ezt elküldöm a srácoknak, Józsi a szállásokat foglalja, Zoli a megtekintendő nevezetességeket gyűjti össze, majd ezt követően véglegesítjük az útvonalat. Péter a túrák során a csapat pénzügyeiért felel, na meg ő hozza a pálinkát 🙂 Na jó, ő is. Meg a többiek is. Úgy látszik, ez fontos poszt nálunk 🤣

Mivel mindenkinek megvan a saját feladatköre és ezzel tisztában is van, és el is látja, sokkal gördülékenyebben megy a túrák szervezése és lebonyolítása.

Ez egy vállalkozásnál sincs másképpen: az egyes munkafolyamatokat, feladatokat külön-külön meg lehet és meg is kell határozni. Mert ennek hiányában egyrészt nem lehet elkülöníteni az egyes munkatársak személyes felelősségét, másrészt nehezebben ellenőrizhető egy-egy folyamat, harmadrészt majd nem lehet átadni, azaz delegálni a feladatkört, ha szükségessé válik.

De mi az, amit meg kell határozni az egyes posztokkal kapcsolatban?

A poszt pontos nevét, a vállalkozás szervezetében elfoglalt helyét, a posztot betöltő személy vagy személyek nevét, és legvégül a poszttól elvárt eredményt!!! Ez utóbbi nagyon fontos, és sokan meg is feledkeznek róla, hogy ezt is meghatározzák. Higgyétek el, ez nem magától értetődő dolog.

A vezetőnek kötelező pontosan meghatároznia az egyes poszton elérendő eredményt, célt, mert csak így tudja jogosan elvárni azt a posztot betöltő munkatárstól. Ahogy egy ismerősöm szokta mondani, a focit sem futásra, hanem gólra játsszák. Nem azért fizetjük a munkatársat, hogy bejárjon a munkahelyre, hanem hogy a munkát eredményesen végezze el! És ehhez szükséges a poszt eredményének pontos meghatározása.

Mi ezt a MASC Kft-ben egy szervezési táblában tartjuk nyilván, amiből a fent említettek mind kiolvashatók.

Miért válhat szükségessé a delegálás, azaz a feladatkör, a poszt átadása?

Kényelmi okokból, illetve kényszer hatására.

A kényszerűségből történő feladat-átadásnak több oka is lehet, a közös bennük, hogy általában nem előre tervezettek: betegség, haláleset, rendkívüli felmondás stb.

Kényelmi ok alatt pedig azt értem, hogy a posztot korábban ellátó személy, legtöbbször a vezető, a tulajdonos, szeretne úgynevezett második fázisba kerülni, azaz szeretne a napi mókuskerékből kijőve több időt nyerni a célalkotói, vezetői feladataira, vagy egész egyszerűen szeretne elmenni szabadságra, mondjuk, egy 10 napos biciklitúrára a barátaival, miközben a cég működése zavartalan.

A lényeg, hogy amikor eljön az idő a feladat átadására, a posztot átvevő munkatárs legyen tisztában a tennivalókkal és elvárásokkal.

Ezt nagyban elősegíti, ha rendelkezésre áll a munkakör ellátásához szükséges írásos ismeretanyag, azaz a posztleírás.

E mögé nem kell semmi különlegeset elképzelni, mindössze egy részletes leírást az adott munkakörben előforduló tennivalókról és azok optimális elvégzési módjáról.

Ez azért fontos, mert gyorsítja az új munkatárs betanulását a posztra. Nem kell már feltalálnia a spanyolviaszt!

Felmerülhet a kérdés, hogy mikor kell posztleírást írni? A válasz egyszerű: mindig. Azaz folyamatosan bővülhet a feladatkör tennivalóinak dokumentálása. De van, amikor egész egyszerűen kötelező: ha valaki elhagyja a posztját, a vezetőjének el kell készíttetnie vele a posztleírását.

3. rész: Kiket vegyünk fel?

Ha már meghatároztuk a vállalkozás céljait, ha már rögzítettük, hogy milyen posztokat, munkaköröket kell kialakítanunk a cég optimális működéséhez, nekiállhatunk betölteni az egyes posztokat, azaz felvenni a megfelelő embereket. Új vállalkozásnál ez értelemszerű folyamat, hiszen még csak ezt követően fogjuk megkeresni valamennyi munkakörbe a leendő kollégákat. De mi a helyzet egy olyan vállalkozásnál, ami már régebb óta működik, de a vezető csak e cikk olvastán csap a homlokára, hogy ezután majd tervszerűbben fogja működtetni a cégét? Nos, ebben az esetben a már meglévő munkatársakat kell nagyjából azonos szempontok alapján megvizsgálni, mintha új felvételisek volnának.

Hogyan igazol játékosokat az okos fociedző?

Hát posztra!

Ez mit jelent?

Azt, hogy ha a csapatunkba kimondottan jobbhátvédet keresünk, akkor, ha a világ összes pénze is áll a rendelkezésünkre e célra, nem Leo Messit fogjuk leigazolni. Mert ő egyrészt támadó szerepkörben a legjobb, másrészt ballábas. 😊

A példám lényege, hogy mindig a posztra legalkalmasabb munkaerőt kell megkeresni és az adott posztra helyezni!

Ehhez viszont pontosan kell tudni, hogy melyek azok a munkakörök, posztok, amelyek a cég legoptimálisabb működéséhez szükségesek. De még ez is kevés az üdvösséghez: szükséges, hogy tisztában legyen a vezető valamennyi posztnak az elvárt eredményével. Hogy tudja, hogy milyen kompetenciákkal bíró munkatárs kell oda, aki képességeinél fogva elő is fogja tudni állítani a poszt elvárt eredményét.

De hogyan tudjuk mindezt elérni?

Elmondom:

  • Ha sikerült meghatározni a poszt betöltéséhez elvárható kompetenciákat, ezeket rögzíteni kell a munkaköri profilba. És ezzel mar benne is vagyunk a személyzetfelvétel folyamatában.

A személyzetfelvétel mesterfogásairól a https://uzenetajovobol.hu/2020/03/15/adj-kiraly-katonat/ és https://uzenetajovobol.hu/2020/04/28/milyen-messze-van-kolozsvar/ blog cikkeinkben olvashatsz bővebben.

Miután megtaláltuk a hőn áhított új munkatársat és sikerrel meg is egyeztünk vele az együttműködés feltételeiről, elkezdődhet a posztra helyezés, azaz a betanítás folyamata.

Tapasztalataim szerint ezt a folyamatot nagyban tudjuk segíteni egy-két nem túl bonyolult eszköz igénybevételével.

  • Írásos betanulási anyag összeállítása: minden a céggel és a betöltendő munkakörrel, poszttal kapcsolatos információ írásos formában, melyet az új belépőnek egy ellenőrzőlapos módszerrel meg kell ismernie (akit ennél bővebben érdekel, az keressen meg, és segítek)
  • Mentor kijelölése: egy megbízható, segítőkész, felelősségteljes régebbi munkatárs felügyeli és segíti az új munkatársat az első hónapokban. Figyelem! Nem a munkát végzi el helyette, hanem ő csak egy biztos pont, akihez a friss kolléga bármikor fordulhat támogatásért.

Azt figyeltük meg, hogy amelyik új munkatárs ezzel a módszerrel kerül betanításra, sikeresebben és gyorsabban illeszkedik be a közösségbe és a cég szervezetébe. És ennek köszönhetően a neki szánt feladatokat is nagyobb hatékonysággal fogjuk tudni delegálni neki.